Работать с бумагами — этому надо учиться

Хочется того или нет, но практически каждому приходится работать с бумагами. Документация начинает требоваться еще в самом начале, то есть при оформлении/регистрации бизнеса.

Далее, на любой стадии необходимо что-то оформлять в письменной форме. Это и найм новых сотрудников — приказы о приеме на работу и назначении на должность; трудовой договор; записи в трудовой книжке  и т.д.

И внутренние (локальные) акты, а также  уставные/учредительные документы предприятия — Уставы, учредительные договоры, Правила внутреннего распорядка, коллективные договоры и т.п.

И бухучет — сальдовые, зарплатные, доходные/расходные ведомости, налоговые декларации, счета-фактуры, расчетные, платежные документы и многое другое.

Увольнение, перевод, отпуска (трудовые, по беременности и родам, по уходу за детьми до 1,5-3 лет) сотрудников и другие кадровые мероприятия вновь заставляют работать с бумагами.

Кроме того, любой нормальный бизнес основан на сотрудничестве, которое должно каким-либо образом оформляться. Это могут быть договоры, контракты, соглашения, партнерские программы и тому подобное.

Помимо всего прочего, у работников, а особенно у руководителей есть текущая бумажная работа. Ее необходимо выполнять вовремя.

Иначе по истечении определенного времени необходимость приводить бумаги в порядок все равно возникнет. Например, в горячем ожидании какой-то проверки надзорного органа, который может сделать “ну-ну-ну” или даже “ата-та” за беспорядок в делопроизводстве или вообще полное отсутствие необходимой документации.

Поэтому берем себя в руки и хотя бы часть своего рабочего времени уделяем приведению бумаг в порядок. Поверьте, через какое-то время вы привыкнете к постоянной работе с бумагами и вас уже не нужно будет понуждать к этому или пугать внеочередными проверками.

Начинать правильно работать с бумагами необходимо, по-хорошему, с самого начала. Либо, если у вас на это просто нет времени — нанять толкового специалиста делопроизводства, чтобы он занимался всей бумажной рутиной.

Конечно, оформлять некоторые документы должен не только руководитель, но и бухгалтер (если таковой имеется в компании, а также руководители всех подразделений).

И даже рядовые сотрудники. Конечно, делопроизводитель не будет за всех выполнять их бумажную работу.

Но он может систематизировать весь документооборот. Создавать реестры, каталоги, архивы документации, напоминать сотрудникам о необходимости сдать, подготовить тот или иной документ и т.д.

В небольшой компании (или при индивидуальном предпринимательстве) все подобные функции может при желании взять на себя руководитель. Который будет там и начальником, и бухгалтером, и кадровиком, и дворником и штукатуром-маляром.

Закон не обязывает индивидуального предпринимателя в обязательном порядке нанимать наемных работников. Главное — чтобы вовремя сдавалась налоговая документация и были в порядке внешние документы, то есть акты, регулирующие взаимоотношения с бизнес-партнерами, контрагентами, поставщиками, покупателями.

И если все эти бумаги вовремя не оформлять или пытаться потом оформить задним числом, то, как обычно это бывает, все это выходит не тем боком. Потому что в случае какой-нибудь проверки или судебных тяжб оказывается, что доказать вашу правоту или невиновность в правонарушении вам просто нечем. Потому что кто-то вовремя ничего не сделал.

То есть, работать с бумагами предпринимателю не просто нужно, но и действительно жизненно необходимо. Без бумаг сегодня никуда.

Напоследок скажем словами классика. Не стоит забывать, что “без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек”.

Эти статьи блога Вам должны быть интересны: