Функции контроля и учета – основа управления предприятием

Управленческие функции контроля и учета являются важнейшими направлениями менеджмента, без которых не могут быть реализованы остальные его функции: организация, планирование, руководство, мотивация.

Посредством функции контроля и учета обеспечивается правильная оценка реальной бизнес-ситуации, создаются предпосылки для необходимых корректив в запланированные критерии развития (отдельных подразделений, всего предприятия).

Поэтому она выступает главнейшим инструментом выработки политики, принятия решений, обеспечивающих оптимальное функционирование компании, достижение намеченных целей (в долгосрочной перспективе, в текущих, оперативных вопросах).

В функции контроля и учета входят:

• сбор, обработка, анализ данных о фактических результатах экономической (коммерческой) деятельности всех структурных звеньев;
• сравнение с плановыми параметрами;
• выявление отклонений;
• анализ причин таких отклонений;
• разработка действий, мероприятий, требующихся для достижения намеченных ранее целей.

Поэтому функции контроля и учета рассматриваются не только как средства обнаружения, фиксации отклонений, но и как инструмент анализа причин отклонений, выявления возможных направлений развития, принятия срочных решений относительно оперативной деятельности подразделения.

Важной составляющей функции контроля и учета является разработка для предприятия стандартной системы отчетности, проверка данной отчетности, ее анализ (по итогам работы отделов, всей компании).

Поэтому такие функции опираются на организацию системы учета (отчетности), включающей финансовые, производственные показатели деятельности предприятия, проведение их анализа.

Широко используются две формы контроля:

• административный;
• финансовый — основа управленческого контроля.

Финансовый контроль производится посредством представления финансовой отчетности всеми подразделениями по важнейшим экономическим показателям.  Формы контроля — стандартные, идентичные для местных, зарубежных аналогичных компаний.

Число позиций отчетности, сроки ее представления могут быть различными. При этом внимание акцентируется на таких показателях, как:

• уровень прибыли,
• эффективность капиталовложений,
• издержки производства (их соотношение с чистыми продажами),
• финансовое состояние (платежеспособность, ликвидность);
• обеспеченность собственными средствами,

Анализ таких показателей  производится отдельно по каждому структурному звену, а также по предприятию в целом.

Внедрение на предприятии рациональной системы централизованного контроля позволяет поддерживать оптимальный баланс централизации и децентрализации в менеджменте, т.к. предусматривает передачу контроля за текущей деятельностью структурных звеньев руководителям соответствующих подразделений.

Он включает:

• контроль за соответствием результатов запланированным в текущем бюджете (бизнес-плане, смете) показателям;
• сравнение объемов фактических/планируемых продаж;
• анализ изменения доли компании на рынке (в целом, по отдельным продуктам, сегментам рынка);
• состояние портфеля заказов.

Такой контроль именуется обычно оперативным контролем (а также тактическим, административным).

Современные функции контроля и учета совмещают в себе элементы централизованного и децентрализованной системы управления, оптимально распределяя управленческие функции между руководителями различных подразделений.

Основной же их целью является стратегический и текущий контроль деятельности предприятия.