Описание бизнес-процесса – основные нюансы и правила

Процедура «описание бизнес-процесса» сегодня актуальна  как никогда, и для частных предпринимателей, и для среднего и крупного бизнеса.

Описывать бизнес-процессы на самом деле совсем не сложно. Трудности возникают позже, на этапе их применения. Нюансы, которые появляются в процессе описания и реализации бизнес-процесса, могут уничтожить все старания и свести к нулю эффективность работы компании.

Когда руководитель берется за отладку этапов бизнес-процесса, стоит помнить, что обнаружение подводных камней связано с наличием человеческого фактора, который никуда не девается и способен завалить  работу даже самой отлаженной системы.

Описание бизнес-процесса: плюсы и минусы

Детально документированный бизнес-процесс четко закрепляет обязанности и ответственность за каждым из его участников. Такая система обеспечивает прозрачность и подконтрольность руководству.

При этом, хоть прозрачность и на руку управляющим, она принуждает работников трудиться на благо целей компании, ущемляя при этом свои личные интересы.

Каждый сотрудник будет инстинктивно сопротивляться проведению таких работ в организации, поскольку уже привык работать так, как он работал раньше.

Работы по оптимизации бизнес-процессов способны выявить излишки временных, финансовых и трудовых ресурсов, которыми сотрудники уже пользуются для своего личного блага.

Поэтому на пути к получению достоверной информации о качестве работы на каждом из участков бизнес-процесса постоянно возникают препятствия и конфликты, которые мешают обрисовке реальной картины того, кто что делает и за что несет ответственность.

Золотые правила описания бизнес-процесса

• Задействуйте в процессе подготовки и описания бизнес-процесса участников всех уровней на разных его стадиях. Описывайте и подтверждайте блок-схемы с самого запуска процесса, начиная с его ранних стадий.
• Фиксируйте этапы бизнес-процесса визуально, на доске или в мультимедийной презентации. Это существенно повышает способность сотрудников к восприятию и пониманию информации.
• Удостоверьтесь, что вы говорите с участниками бизнес-процесса на понятном им языке. Используйте устоявшуюся в организации терминологию.
• Делайте акцент на создании схем работы, а не многоуровневой организационной структуры. Вовсе не стратегия строит структуру. На самом деле, структура всегда подчиняется стратегии, на основе которой выстраиваются бизнес-процессы.
• Не углубляйтесь в чрезмерную детализацию этапов бизнес-процесса. Это приводит к росту объема лишних работ и излишней перегруженности информацией, что отрицательно сказывается на качестве работы участников процесса.
• Не составляйте схему бизнес-процесса просто ради «красоты» схемы. Всегда помните о целях компании, ради которых она работает, и не зацикливайтесь на обязательном применении модных инструментариев и схем.
• Разделяйте и не смешивайте сферы «как есть», «как должно быть» и «как будет». Начинайте всегда с описания того, «как есть». Участники бизнес-процесса часто искривляют картину «как есть» собственными измышлениями только потому, что они полагают, что так «должно быть» и видят общую картину именно так. Это сильно искажает реальную ситуацию и препятствует качественной оптимизации бизнес-процесса.

Эти простые правила помогут избежать ошибок на этапе расписывания этапов бизнес-процессов с самого начала работы вашего бизнеса.