• Поиск на сайте

  • Меню сайта

  • Рекомендуемый контент

  • Комментарии от:

  • Офисная канцелярия на службе бизнеса

    Канцелярская офисная работаВо многих разновидностях бизнеса (особенно в среднем и в крупном) существует так называемая офисная канцелярия — отдельное подразделение или общая система корпоративного делопроизводства.

    Она осуществляет документирование деятельности фирмы, организации. В своей деятельности офисная канцелярия руководствуется действующим общим национальным законодательством, специальными документами.

    Это нормативно-правовые, методические материалы в сфере делопроизводства, архивного дела, внутренние (локальные) организационно-распорядительные акты.

    Деятельность офисной канцелярии протекает на основе существующего, перспективного планирования, относительного единоначалия и коллегиальности в решении внутренних вопросов, при их обсуждении.

    Персонал несет личную ответственность за надлежащее исполнение трудовых функций, должностных обязанностей, возложенных на них, отдельных поручений.

    Основными задачами офисной канцелярии являются:

    • совершенствование системы корпоративного делопроизводства;
    •  подготовка, оформление соответствующих действующим стандартам, правилам документов;
    • оптимизация корпоративной системы документооборота;
    • координация, контроль, организационное, методическое руководство, деятельности корпоративных подразделений по вопросам делопроизводства, архивного дела;
    • контроль за исполнением, прохождением документов в организации;
    • подготовка, представление администрации информационных, аналитических материалов, отчетов о состоянии, перспективах в развитии документационного обеспечения функционирования компании, исполнительской дисциплины;
    • апробирование (внедрение) новых способов организации делопроизводства, включая применение современных информационных технологий;
    • участие в подготовке (в пределах отведенной компетенции), исполнении управленческих решений (документирование);
    • повышение общего уровня подготовки персонала в области делопроизводства.

    Главные функции, которые выполняет офисная канцелярия:

    • документационное обеспечение корпоративной деятельности;
    • своевременная обработка отправляемой, поступающей корреспонденции, ее доставка конечным адресатам;
    • контроль сроков исполнения документов, их правильного оформления;
    • формирование дел, сдача их в архив, на хранение;
    • хранение, учет, регистрация, передача в соответствующие подразделения актов, документов текущего делопроизводства, включая приказы, распоряжения руководства,
    • разработка, исполнение инструкций, иных нормативных документов внутреннего делопроизводства, документооборота компании;
    • обеспечение персонала, занятого делопроизводством необходимым инструктивными, справочным материалом, оборудованием, оргтехникой, инвентарем, техническими средствами;
    • методическое руководство корпоративным делопроизводством, контроль правильного формирования, хранения, своевременной сдачи дел в архив, соблюдения сроков исполнения документов, подготовка справок;
    • печать, размножение служебной, корпоративной документации;
    • документационное оформление персонала, кадровое обеспечение.

    Как правило, офисная канцелярия обеспечивает документооборот компании. Его можно разделить на две части.

    Первая – внутренний, между подразделениями, сотрудниками, руководителями разных звеньев.

    Вторая – внешний, между различными фирмами, организациями, включая переписку с клиентами, потребителями.

    Современные тенденции требуют использования новейших методов делопроизводства, технических средств для эффективного ведения бизнеса, например – систем электронного документооборота (СЭД).

    Эти статьи блога Вам должны быть интересны:

    Комментировать