Офисная канцелярия на службе бизнеса

18.04.2013

gost.vvv

Во многих разновидностях бизнеса (особенно в среднем и в крупном) существует так называемая офисная канцелярия – отдельное подразделение или общая система корпоративного делопроизводства.

Она осуществляет документирование деятельности фирмы, организации. В своей деятельности офисная канцелярия руководствуется действующим общим национальным законодательством, специальными документами.

Это нормативно-правовые, методические материалы в сфере делопроизводства, архивного дела, внутренние (локальные) организационно-распорядительные акты.

Деятельность офисной канцелярии протекает на основе существующего, перспективного планирования, относительного единоначалия и коллегиальности в решении внутренних вопросов, при их обсуждении.

Персонал несет личную ответственность за надлежащее исполнение трудовых функций, должностных обязанностей, возложенных на них, отдельных поручений.

Основными задачами офисной канцелярии являются:

совершенствование системы корпоративного делопроизводства;
подготовка, оформление соответствующих действующим стандартам, правилам документов;
оптимизация корпоративной системы документооборота;
координация, контроль, организационное, методическое руководство, деятельности корпоративных подразделений по вопросам делопроизводства, архивного дела;
контроль за исполнением, прохождением документов в организации;
подготовка, представление администрации информационных, аналитических материалов, отчетов о состоянии, перспективах в развитии документационного обеспечения функционирования компании, исполнительской дисциплины;
апробирование (внедрение) новых способов организации делопроизводства, включая применение современных информационных технологий;
участие в подготовке (в пределах отведенной компетенции), исполнении управленческих решений (документирование);
повышение общего уровня подготовки персонала в области делопроизводства.

Главные функции, которые выполняет офисная канцелярия:

документационное обеспечение корпоративной деятельности;
своевременная обработка отправляемой, поступающей корреспонденции, ее доставка конечным адресатам;
контроль сроков исполнения документов, их правильного оформления;
формирование дел, сдача их в архив, на хранение;
хранение, учет, регистрация, передача в соответствующие подразделения актов, документов текущего делопроизводства, включая приказы, распоряжения руководства,
разработка, исполнение инструкций, иных нормативных документов внутреннего делопроизводства, документооборота компании;
обеспечение персонала, занятого делопроизводством необходимым инструктивными, справочным материалом, оборудованием, оргтехникой, инвентарем, техническими средствами;
методическое руководство корпоративным делопроизводством, контроль правильного формирования, хранения, своевременной сдачи дел в архив, соблюдения сроков исполнения документов, подготовка справок;
печать, размножение служебной, корпоративной документации;
документационное оформление персонала, кадровое обеспечение.

Как правило, офисная канцелярия обеспечивает документооборот компании. Его можно разделить на две части.

Первая – внутренний, между подразделениями, сотрудниками, руководителями разных звеньев.

Вторая – внешний, между различными фирмами, организациями, включая переписку с клиентами, потребителями.

Современные тенденции требуют использования новейших методов делопроизводства, технических средств для эффективного ведения бизнеса, например – систем электронного документооборота (СЭД).