Как правильно оформить авансовый отчет

Сотрудник, получивший денежные средства на командировочные расходы, приобретение материальных ценностей или услуг, оказываемых предприятию, должен предоставить отчет о денежных средствах, израсходованных им, в бухгалтерию своей организации.

Для этого он заполняет авансовый отчет согласно унифицированной формы № АО-1 и прикладывает к нему документы, подтверждающие все его расходы.

Инструкция

1. Заполнение отчета сначала происходит с лицевой стороны. Вверху вписывается название организации. Затем заполняется дата составления документа. Номер отчета указывать не надо, так как эту графу заполняет бухгалтер. Ниже указывается структурное подразделение в котором работает сотрудник, фамилия, инициалы, его должность. Вписывается назначение аванса, к примеру, ”Командировочные расходы”, ”Хозяйственные расходы” и т.д.

Левая колонка бланка — место для вписывания остатка подотчетных денежных средств, который был у сотрудника до момента получения следующего аванса. Или указывается перерасход, если таковой имеется.

иже вписывается сума, полученная сотрудником под отчет.  Если работником были получены деньги и через банк, и через кассу, тогда указываются несколько чисел. В строке ”Итого получено” записывается общая сумма, которую сотрудник получил под отчет.

2. Авансовый отчет заполняется и с оборотной стороны. Здесь перечисляются все документы, подтверждающие производственные расходы. Для каждого из них заполняются колонки с первой по шестую. В этих колонках вписываются название подтверждающего документа, а также дата выписки и его порядковый номер.

Также указывается наименование документа (к примеру, квитанция, товарный или кассовый чек и т.д.) и сумма (в рублях или валюте). Все эти суммы подсчитываются и общий результат записывается в строке ”Итого”. Внизу ставится подпись сотрудника и ее расшифровка.

3. Затем на лицевой стороне формы в строке ”Израсходовано” вписывается сумма, указанная на оборотной стороне в строке ”Итого”. Остаток денежных средств или их перерасход записывается сотрудником ниже. Также указывается количество документов, которые прилагаются к данному отчету, и общее количество листов.

4. Незаполненные строки отчета заполняются бухгалтером и кассиром (в случае, если сотрудник возвращает остаток денег в кассу). После сдачи работником авансового отчета, бухгалтер выдает ему расписку, которую он должен сохранить. При помощи этой расписки сотрудник всегда сможет подтвердить то, что он отчитался за выданные ему денежные средства, в случае каких-либо недоразумений.