Бизнес должен включать повторяющиеся действия

Повседневная управленческая деятельность зачастую включает повторяющиеся действия. То есть, такие действия систематически повторяются с определенной периодичностью.

И в них можно проследить общую часть, почти одинаковую для большинства фирм, и специфические процессы, характерные для конкретных организационных структур различных отраслей.

Со временем из кажущегося хаоса случайностей вырисовывается системность  в поступлении документов, возникновении управленческих событий,  подготовке отчетов, выполнении работ, поручений  и т. д.

Постепенно выясняется, что подавляющая часть управленческих мероприятий носит вовсе не произвольный характер. Они отражают реалии жизни, внутренние бизнес-процессы.

Уясняется последовательность управленческих действий, просматриваются причинно-следственная взаимосвязь между событиями, выявляется повторяемость событий менеджмента, вызываемых ими бизнес-процессов.

Вовремя выявив, уяснив цикличность, руководители могут прогнозировать, планировать управленческие события. А, следовательно, лучше выполнять свою повседневную работу.

Типичный пример — очевидные циклы естественно-календарной антологии (происхождения). Ключевой период тут – сутки.

За рабочие сутки у любого менеджера почти всегда происходят однотипные, повторяющиеся действия.

Недельный цикл включает планерку у руководства, встречи с заказчиками, совещания с исполнителями  и т. п., с повторением событий на будущую неделю.

Месяц подходит к концу. Происходит контроль исполнения планов, совещания с подразделениями, учет платежей, отчетности по договорам  и т. п. В ракурсе состава работ последующий месяц будет почти тождественным прошедшему.

А впереди — квартальная отчетность, оперативное, стратегическое планирование на квартал, год, разработка, обсуждение концептуальной документации  и т.п.

В суточных, недельных, месячных, других календарных интервалах прослеживается повторяемость управленческих событий.

Существуют различные основания для обнаружения цикличности в повседневной бизнес-деятельности. К примеру, выполнение проектов, разнообразных по содержанию, но по формам подчиняющихся единым регламентам, требованиям, принятым для проектного управления.

Каждый проект при этом разбивается на одинаковые стадии, исполнение которых контролируется схожим образом, с унифицированной отчетностью. Это создает для менеджеров прогнозируемый поток управленческих событий.

Допускает одновременное управление  несколькими проектами.

Следующий источник цикличности связывается с наличием периодичности в активности внешней среды фирмы. К примеру, налоговые проверки, при которых для руководства фирмы неизбежной становится определенная типовая последовательность, циклические повторяющиеся действия в подобных условиях.

Повторяемость в действиях руководителей проявляется и когда необходимо реагировать на активность конкурентов, учитывать динамику нормативной базы, проводить работы в условиях кризисных ситуаций.

Возникают также циклы причинно-следственной природы.  К примеру, в конце года объемы невыполненных обязательств возрастают,  растет нагрузка на исполнителей, падает качество работ,   увеличиваются трудозатраты на устранение замечаний, множится количество невыполненных работ.

Такие циклы с  обратной положительной связью управления быстро приводят фирмы в кризисное состояние и задача руководителей — своевременно выявить, погасить развивающиеся негативные процессы, в том числе посредством перевода в календарные причинно-следственных циклов.